Numa indústria de 50 a 300 funcionários no Vale do Itajaí, o escritório costuma ter entre 5 e 15 pessoas operando o ERP: fiscal, financeiro, compras, PCP, faturamento, departamento pessoal. Boa parte do dia delas é transportar informação que já existe num documento para dentro do sistema, ou conferir o que o sistema poderia conferir sozinho. Este artigo lista as 12 rotinas que mais aparecem nos nossos diagnósticos, a via técnica para automatizar cada uma e os controles que fazem a diferença entre um agente útil e um problema de auditoria.
O que é um agente de IA operando o ERP
O RPA tradicional grava cliques: se a tela muda ou o documento vem diferente, ele para. Um agente de IA lê o documento de origem (uma NF-e em XML, um pedido em PDF, um extrato em OFX), entende o que precisa ser feito, executa no sistema pela via disponível e confere a resposta. Quando algo não bate, ele não inventa: separa a exceção para uma pessoa. O resultado é um "funcionário digital" que faz a parte repetitiva e deixa para a equipe a parte que exige julgamento.
Importante: o agente não substitui o ERP nem escreve no banco de dados por fora dele. Ele usa um usuário próprio, com perfil mínimo, e faz o que uma pessoa faria, só que com registro de cada passo.
As 12 rotinas, por área
Financeiro
- Conciliação bancária e de cartões. O agente lê o extrato (OFX, CNAB ou API do banco), casa cada linha com títulos do ERP, baixa o que bate e entrega só as divergências. Em Protheus, Datasul e SAP B1 há API e tabela para isso; em sistemas menores, a tela resolve.
- Cobrança. Títulos vencendo em 3 dias e vencidos geram mensagem por WhatsApp ou e-mail com a 2ª via, em tom cordial e sem repetir para quem já pagou. O humano só entra quando o cliente responde com uma objeção.
- Posição de caixa diária. Saldo, entradas previstas e saídas do dia, consolidados antes do expediente e enviados ao gestor.
Fiscal e contábil
- Entrada de NF-e de compra. O XML chega por e-mail ou pelo portal, o agente confere contra o pedido de compra (item, quantidade, preço, CFOP, NCM), lança a nota e aponta a divergência quando houver. É a rotina com mais horas por mês na maioria dos diagnósticos.
- Pré-conferência do fechamento. Antes de fechar o mês, o agente roda as mesmas conferências que o contador faria depois: notas sem lançamento, impostos fora da regra, títulos sem baixa. O fechamento deixa de ser um susto.
- Pacote para a contabilidade. Relatórios, XMLs e extratos reunidos e enviados no formato que o escritório contábil pede, todo mês, sem ninguém montar.
Compras, PCP e faturamento
- Cotação com fornecedores. O agente manda o pedido de cotação, recebe as respostas (PDF, e-mail, planilha), monta o comparativo e, após aprovação, lança o pedido de compra.
- Follow-up de entrega. Pedidos com prazo próximo são cobrados do fornecedor; a previsão no ERP é atualizada com a resposta.
- Apontamento de produção. Com um sensor de corrente no quadro da máquina, o agente registra produção, paradas e consumo direto na ordem de produção, sem papel e sem mexer no CLP. É a ponte OT/IT que a Blumenau Automação instala e a Blumenau TI integra.
- Pedido do cliente que vira pedido no ERP. Pedido em PDF, e-mail, portal do cliente ou EDI é lido, validado contra tabela de preço e cadastro e lançado; o cliente recebe a confirmação.
Departamento pessoal e gestão
- Pré-conferência de ponto e folha. Marcações, afastamentos e horas extras conferidos contra a escala e contra o mês anterior, com as exceções listadas para o DP.
- Relatórios gerenciais prontos. DRE gerencial, custos, estoque, produção, carteira e inadimplência gerados toda manhã e enviados a cada gestor com a explicação das variações em português simples.
Por qual via técnica
| Sistema | Via preferida | Quando usar a tela |
|---|---|---|
| SAP Business One | Service Layer, DI API | Add-ons antigos sem API |
| SAP ECC / S/4HANA | RFC/BAPI, OData, IDoc | Transações customizadas (Z) sem BAPI |
| TOTVS Protheus | REST (API genérica), webservices, ExecAuto | Rotinas personalizadas sem ponto de entrada |
| TOTVS Datasul | APIs REST, integrações EAI | Telas Progress antigas |
| Senior | APIs da plataforma G5 e HCM | Módulos legados |
| Sankhya, Omie, Bling | API REST | Raro |
| Sistema próprio | Banco de dados (leitura) e tela | Quase sempre |
A regra é simples: usar a via homologada pelo fabricante sempre que existir; ler o banco de dados para conferências e relatórios; operar pela tela só quando não há alternativa, e mesmo assim com registro de cada passo. Nunca escrever no banco por fora do sistema.
Os controles que importam
- Aprovação humana para pagamento, emissão e cancelamento de nota, estorno, desconto fora da política e cadastro de fornecedor. O agente prepara, a pessoa aprova.
- Trilha de auditoria: cada ação com data, dado de origem e resultado. Em caso de erro, reprocessa-se a partir do log.
- Usuário próprio no ERP, com perfil mínimo para a rotina e revogável a qualquer momento.
- Dados na empresa (ou em nuvem no Brasil), sem treinar modelo com dado do cliente; acordo de confidencialidade antes de qualquer tela (LGPD).
- Reversibilidade: desligado o agente, a rotina volta ao manual sem rastro no sistema.
Por onde começar
Pela rotina que mais dói e que tem documento de origem bem definido: entrada de NF-e de compra e conciliação bancária são os pilotos mais comuns porque têm volume, regra clara e exceções fáceis de identificar. Em 15 dias o agente roda lado a lado com a equipe; depois, cada rotina nova entra em uma ou duas semanas, porque a conexão com o ERP já existe.
Na Blumenau TI, o diagnóstico de 1 hora é sem custo, o piloto de uma rotina tem preço fechado a partir de R$ 6.900 e a rotina em produção tem mensalidade a partir de R$ 990, com relatório mensal de horas poupadas. Quem faz o diagnóstico é quem assina o projeto: Eng. Lucas William Junges, com experiência comprovada em automação com SAP na indústria, e Eng. Lucas Albert Gommersbach, responsável pela ponte com o chão de fábrica.